15 Dec Homefile – solutia optima pentru gestionarea asociatiilor de proprietari
Scopul principal este de a automatiza procesul administrativ de gestionare a cheltuielilor comune la bloc, si de a transparentiza modul in care aceste cheltuieli au fost repartizate locatarilor.
In momentul de fata cea mai mare parte din munca unui administrator de bloc se face fie manual, fie prin excell-uri si doc-uri necorelate intre ele si fara nici-o certitudine a corectitudinii calculelor efectuate. Putinele softuri existente pe piata de multe ori ingreuneaza si mai mult munca prin procese rigide si interfete de neexplicat.
Facturi restante, chitante scrise de mana, fisele contabile inexistente si imposibilitatea de a da socoteala asupra tranzactiilor care s-au efectuat in asociatie, toate acestea sunt probleme cu care locatarii se confrunta din cauza unor solutii mai putin optime pentru gestiune.
Homefile vine ca o solutie inovatoare si usor de utlizat, care automatizeaza cea mai mare parte din munca unui administrator, si reduce nevoia de interactiune dintre el si locatari. Toate facturile se introduc in aplicatie, iar distribuirea si calcularea totalului de plata se face automat! Locatarii isi introduc online citirea la contoarele de apa, iar administratorul vede direct in aplicatie consumul total si suma de plata. La sfarsit de luna se genereaza celebrul avizier care se poate printa si afisa in scara, dar la care toata lumea are acces si online. Mai mult de atat, locatarii vad un Dashboard cu evolutia costurilor, vad istoricul platilor alaturi de o reprezentare grafica pentru a intelege mai bine care sunt cheltuielile pe care le platesc. Accesul la informatie ajuta locatarii sa determine care sunt zonele unde pot face economie tinand factura la intretinere sub control. Mai multe informatii legate de avantajele locatarilor pot fi gasite pe www.homefile.ro. Administratorii pot transmite mai usor informatii locatarilor prin sitemul de notificari, astfel incat anuntarea sedintelor, a termenelor limita, remindere pentru citirea contoarelor sau pur si simplu pentru neplata facturii pot fi transmise in aplicatie si pe email.
Totul se inregistreaza lunar, iar conform parerii cenzorilor si administratorilor, prin intermediul aplicatie Homefile, toate rapoartele sunt completate corect, sunt clare si transparente. Fisele contabile pot fi oricand consultate si verificate, iar situatia la zi este la un click distanta.
Accesul la aplicatie se poate face din fata calculatorului, sau din mers, aplicatia fiind compatibila cu telefoane / tablete mobile. Administratorul poate citi contoarele de apa folosind solutia mobila. Totodata emiterea chitantelor este simplificata, administratorii pot alege sa printeze chitantele prin intermediul micro imprimantelor bluetooth pe care le punem la dispozitie administratorilor cu peste 200 de apartamente.
Fondurile nu mai sunt o necunoscuta, gestiunea lor se face prin cateva click-uri in aplicatie, administratorul stabilind doar suma pe care locatarii trebuie sa o plateasca.
Ne propunem introducerea platilor online, astfel locatarii pot plati oricand fara a mai fi nevoiti sa mearga la asociatie. Dorim integrarea in aplicatie si a altor facturi de utilitati astfel incat locatarul sa aibe acces la o consola online de administrare a locuintei, cu toate utilitatile centralizate, istoric, consum si plata online printr-un singur click.
Credem ca transparenta in administrare si gestiunea corecta a banilor locatarilor are un impact major asupra utilizatorului cat si asupra societatii. Astfel prin serviciile noastre dorim sa schimbam sistemul de administrare al asociatiilor de proprietari cu unul modern, automatizat si profesional.
Prin digitalizarea registrelor si a documentelor, homefile reduce consumul de hartie. Totodata homefile isi propune sa fie un integrator de facturi si doreste promoveaza facturarea electronica. Astfel reducerea numarului de facturi printate si emise prin posta are efecte benefice asupra mediului inconjurator.
Aspectul inovativ
Pe langa transparenta si multiplele avantaje aduse de aplicatie scopul principal il reprezinta eficientizarea muncii administratorilor. Homefile vine cu solutii inovatoare pentru cele mai consumatoare de timp task-uri ale administratorului. Cateva dintre lucrurile care scot homefile in evidenta fata de competitori sunt: Impartirea cheltuielilor - am introdus conceptul de cheltuieli recurente astfel cheltuielile existente luna de luna (Ex: gunoiul, apa rece, curentul, etc.) sunt copiate automat de la o luna la alta administratorul fiind nevoid sa modifice doar sumele (modalitatea de impartire, platitorii si celelalte informatii ramand neschimbate) - am introdus 3 indici pentru impartirea cheltuielilor: valoare nedistribuita, valoare repartizata, valoare distribuita. Astfel administratorul are control asupra sumelor care nu au fost distribuite, vede exact suma repartizata si valoare distribuita astfel incat stie oricand ce diferente au apartu din rotunjiri. Cu ajutorul celor 3 indici orice greseli de repartizare/nedistribuire sunt detectate rapid - am introdus un tabel cu explicatii suplimentare in tabelele de cheltuieli astfel, fara efort suplimentar din partea administratorilor locatarii stiu exact din ce facturi fac parte sumele impartite - model generic pentru impartirea cheltuielilor. Astfel reusim sa oferim flexibilitate extinsa in impartirea oricaror cheltuieli - accesarea tabelelor si a situatiilor din oricare luna Gestiunea indexilor - implementarea in browserul web a unei solutii gen excel pentru gestionarea indexilor - am introdus conceptul de stari, si fisa de consum a apartamentului pentru a elimina nelamuriri legate de modul in care au fost stabiliti indexi si consumurile. Astfel avem urmatoarele stari: - Neintrodus - contoarele a căror indecși nu au fost introduși de locatar sau de administrator în luna curentă - Introdus locatar - contoarele a căror indecși au fost introduși de locatar, dar deocamdată neprocesați de administrator - Confirmat administrator - contoarele a căror indecși au fost raportați de utilizator, iar administratorul nu a modificat citirea raportată - Consum estimativ - contoarele a căror indecși au fost estimați de administrator, indexul curent nefiind raportat de locatar - Introdus administrator - contoarele a căror indecși au fost introduși de administrator în urma unei raportari facute de locatari prin alte mijloace decât această aplicație - Citit administrator - contoarele a căror indecși au fost verificați de administrator sau de o autoritate competentă si introduși în aplicatie de către administrator - posibilitate estimarii automate a indexilor direct din tabelul de editare - setarea automata a starilor la introducerea indexilor - accesarea situatiei indecsilor din orice luna Incasari - reducerea timpului per incasare cu peste 70% datorita imprimarii rapide prin imprimante termice si accesul facil la toate informatiile necesare incasarii fara cautarea prin tabele - acces la toate fisele apartamentului astfel incat neclaritatile locatarilor pot fi clarificate imediat Mai multe informatii precum si imagini care evidentiaza cele mentionate mai sus pot fi gasite si pe www.homefile.ro si pe www.homefile.ro/administrare Multumita solutiilor tehnice folosite, cu un grad ridicat de noutate(angularJS client side, nodejs server side) si datorita unui grad ridicat de automatizare, homefile vine cu un busisness model care o pozitioneaza fruntasa in categoria softwarer-urilor de administrare. Mai exact, homefile ofera gratuit toate serviciile pe care le ofera concurenta, in plus clientii beneficiaza de serviciile inovatoare. Singurele abonamente care se platesc sunt pentru cei care au nevoie de ajutor in folosirea solutiei sau doresc sa primeasca imprimante termice pentru imprimarea chitantelor. Mai multe informatii pot fi gasite si pe www.homefile.ro/preturi Consideram ca solutia noastra intra in categoria inovare radicala datorita atentiei pe care am dat-o implementarii fiecarei functionalitati. Ca si dovada a conceptului mentionam faptul ca aplicatia este folosita si de administratori cu varste intre 60 si 80 de ani, care fara cunostiinte sau cu cunostiinte elementare de operare calculator reusesc cu succes sa o foloseasca. Dupa implementarea tuturor functionalitatilor (fara promovare) homefile este folosit de 1500 de apartamente si avem peste 300 de utilizatori inregistrati care isi introduc citirile la apa si urmaresc cheltuielile. Mai mult decat atat, administratorii ne comunica faptul ca increderea locatarilor in sistemul de administrare a crescut lucru care este dovedit si prin cifre, restantele locatarilor la asociatiile care folosesc homefile au scazut cu 20%.
Domeniile de aplicare
Produsul se aplica in orice asociatie de proprietari, unde gestiunea contabila este tinuta in partida simpla. De asemenea, locatarii poat avea acces la un Dashboard de gestionare a cheltuielilor comune, unde consumul si cheltuielile sunt prezentate in mod grafic, cu istoric si evolutie. Pe viitor ne propunem largirea spectrului de aplicabilitate al solutiei. Astfel diversi furnizori sa aiba posibilitatea emiterii facturilor prin platforma homefile.
Stadiul actual de dezvoltare
Prototip funcțional
Proprietate intelectuală
Drepturi exclusive/licenţă